Отказ от бумаги: как бизнес готовится к переходу на электронные накладные

freepik.com

С 1 сентября 2026 года использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) станет обязательным для всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, экспедиторов и водителей. Бумажная форма сохранится для исключительных случаев, которые определит Минтранс. Цель обязательных ЭТрН — уменьшить количество нарушений при перевозках, снизить издержки бизнеса на документооборот, повысить прозрачность и контроль перевозок, обеспечить взаимодействие с государственной информационной системой электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Уровень готовность сельхозотрасли к переходу на ЭТрН коррелирует с уровнем цифровизации агробизнеса в целом. В крупных агрокомпаниях проникновение цифровых технологий значительно выше, чем в компаниях малого и среднего бизнеса, прокомментировал «Агроинвестору» гендиректор агрохолдинга «Степь» Андрей Недужко. «Например, у нас в компании уже несколько лет работает собственный логистический софт, который является разработкой ИТ-специалистов агрохолдинга, и процессы документооборота уже оцифрованы, вся информация о перевозках аккумулируется в электронном виде, — рассказал он. — Можно сделать вывод, что нам трансформировать систему под новые требования по оформлению документов будет проще, чем компаниям, которые не имеют такой цифровой базы».

В марте 2025 года цифровая логистическая платформа Smartseeds стала первой компанией, которая организовала перевозки зерна с использованием ЭТрН в промышленном режиме. В дальнейшем она принял активное участие в эксперименте правительства при поддержке Минтранса, Минсельхоза и ФНС по оформлению перевозок зерна и продуктов его переработки с помощью ЭТрН. «При этом мы не просто интегрировали ЭТрН в свою платформу, но и прошли полный цикл тестирования. В рамках этой работы Smartseeds совместно с ГК «Астрал» оформила и передала в ГИС ЭПД более 670 электронных транспортных накладных, обеспечив перевозку свыше 20 тыс. т зерна в «безбумажном» формате» — отметил генеральный директор ГК «Smartseeds» Александр Кривошеев. 

На основе эксперимента были получены отзывы всех участников процесса, что позволило выявить узкие места и доработать сценарии взаимодействия, говорит директор по развитию бизнеса ГК «Астрал» Степан Терехин. «Основное, что необходимо улучшить: согласовать и организовать возможность офлайн-режима работы в условиях недоступности связи и рассмотреть необходимость внесения изменений в форматы документов — указывать данные о партии зерна в ЭТрН, — пояснил он «Агроинвестору». — Планируем совместно с коллегами из Smartseeds отработать и протестировать эти вопросы в новых пилотах до 1 сентября, чтобы обеспечить плавный и удобный переход к обязательному электронному документообороту в зерновой логистике».

Ключевым драйвером перехода на ЭТрН, безусловно, стало законодательное регулирование, и участники рынка уже ведут активную подготовку к работе в новых условиях, отмечают в Smartseeds. Внедрение ЭТрН приходится на период уборочной кампании, а значит частично затронет один из самых ответственных сезонов для аграриев. Это накладывает дополнительные требования к готовности всех звеньев логистической цепочки, — подчеркивают в компании. В целом, переход на цифровые форматы — вопрос времени. И хотя агрокомплекс традиционно относят к числу консервативных отраслей, сегодня очевидно, что цифровизация способна сделать логистику не только более прозрачной и понятной, но и значительно более эффективной.

По оценке Smartseeds, участники рынка в целом готовы к изменениям, однако ключевым условием успешного перехода остается качественная разъяснительная работа. «Особое внимание следует уделить доступности решений: на сегодняшний день уже разработаны удобные инструменты, адаптированные в том числе для небольших перевозчиков, для которых простота и удобство сервисов имеют решающее значение», — уверены в компании.

Основная сложность, которая возникает у представителей бизнеса при переходе на обязательное оформление ЭТрН, связана с перестройкой бизнес-процессов, считает директор Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» Полина Давыдова. Компаниям необходимо проанализировать текущие процессы перевозок, определить роли участников, сформировать инструкции, проработать возможные ошибки, перечисляет она, отмечая, что на все это нужно время. В перестройку бизнес-процессов также входит подготовка сотрудников, которая включает получение электронных подписей и обучение. Чтобы успеть все наладить, она рекомендует подключаться к ГИС ЭПД заранее. Сейчас в системе поддерживается тестовый контур, позволяющий проводить тестовые отправки документов. Также Давыдова обращает внимание, что на площадке Ассоциации регулярно проходят совещания по подготовке отрасли к переходу на ЭПД, где обсуждаются форматы электронных документов и нюансы работы с ними, особенности функционирования системы в нештатной ситуации. Объединение систематизирует предложения бизнеса и направляет в соответствующие департаменты Минтранса и ФНС.

Среди ключевых сложностей перехода на ЭТрН в Smartseeds называют работу с электронными транспортными накладными в режиме офлайн. Оформлять и подписывать документы аграриям и перевозчикам зачастую необходимо «в полях», где нет стабильного доступа к Интернету. Компания реализовала собственный подход, но важно разработать универсальное решение для всего рынка автомобильных перевозок, подчеркивают там. 

В конце марта в Торгово-промышленной палате прошло заседание, участники которого отметили, что переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября создает риски для АПК, особенно в период уборки урожая из-за отсутствия интернета в полевых условиях и не предусмотренного аварийного регламента работы. Ассоциация «Народный фермер» предложила сначала рассмотреть возможность запуска механизма в отраслях с низкими рисками; добавить признак «СХТП» (сельскохозяйственный товаропроизводитель) — по аналогии с признаком для спецтехники у МВД; разрешить вносить данные постфактум и работать в аварийном режиме без привязки к режиму ЧС, а также исключить из регулирования внутрихозяйственные перемещения. Последнее предложение поддержал Минсельхоз, ранее писал «Коммерсантъ».

Технологические и инфраструктурные ограничения, например отсутствие мобильной связи в ряде регионов, беспокоит бизнес, подтверждает Полина Давыдова. Для решения этой проблемы Минтранс направил в адрес Минцифры запрос о включении ГИС ЭПД в список социально значимых ресурсов Минцифры («Белый список»), аналогичное письмо о включении сайтов операторов ЭДО в этот список было направлено от ФНС. Также сейчас Минтранс разрабатывает механизмы реализации аварийного режима функционирования ГИС ЭПД, рассказала она «Агроинвестору». 

«Стабильный Интернет — важный момент. Если в зонах блокировок доступ обеспечат за счет «белых» списков, то по территориям без покрытия вопрос открыт: нужны механизмы работы в случае недоступности Интернета, — отмечает Терехин. — Уверен, совместно с Минтрансом получится найти решение этой проблемы». 

Также среди рисков внедрения обязательных ЭТрН он называет разный уровень цифровой зрелости у участников рынка: компании имеют разные процессы и технические возможности, небольшой процент взаимодействует и работает через цифровые транспортные платформы, но большинство до сих пор работает исключительно с бумагой. Все это требует поэтапного и индивидуального подхода к внедрению новых технологий, подчеркивает он. 

«Рынок перевозчиков зерна фрагментированный, на нем представлены, в основном, небольшие ИП с одной-двумя машинами. Сейчас получение усиленной квалифицированной подписи для работы с ЭТрН на физическом носителе — это непростой процесс, который останавливает многих предпринимателей, — говорят в Smartseeds. — Для более быстрого вовлечения участников важно активнее развивать альтернативные способы подписания, в том числе, с использованием сервиса «Госключ»». Кроме того, рынок автоперевозок сельхозпродукции обладает определенной спецификой: так, зерно отличают не только количественные, но и качественные характеристики, поэтому важна роль сопроводительных документов (карантинных сертификатов) и т. д.

Уровень цифровой трансформации у транспортных компаний малого и среднего сегмента бизнеса невысокий, поэтому здесь могут возникнуть с переходом на электронный документооборот. Особенно это касается небольших транспортных компаний и ИП с автопарком до пяти машин, соглашается Недужко, обращая внимание, что именно такие игроки традиционно доминируют на региональных маршрутах. «Очевидно, что не все логистические компании успеют оперативно адаптироваться к новым цифровым процессам, из-за чего некоторые могут покинуть рынок, — допускает он. — Кроме того, перебои со связью на маршрутах могут стать дополнительными рисками в процессе своевременного подписания и обмена титулами по маршруту электронной транспортной накладной. Также важно настроить роуминг между операторами электронного документооборота, чтобы передача данных осуществлялась оперативно и бесшовно».

В Агрохолдинге «Степь» сейчас идет процесс подготовки внутренних регламентов для ЭТрН. «Наши сотрудники регулярно проходят курсы дополнительного образования и обучения, это касается не только формата работы с ЭТрН, поэтому наши специалисты умеют работать с цифровыми инструментами и сложностей с переходом на ЭТрН мы не ожидаем», — добавляет Недужко. 

Вместе с тем, топ-менеджер признает, что переход на ЭТрН повлечет определенные операционные издержки. Это может быть чувствительно в период уборочной кампании, когда спрос на перевозки зерна и других сельхозкультур возрастает, что влечет и повышение тарифов, говорит он. 

При переходе на ЭДО могут потребоваться дополнительные затраты на приобретение электронной подписи, оформление сертификатов для сотрудников, покупку токенов для хранения ключей и подключению к оператору ИС ЭПД, подтверждает Давыдова. Также могут понадобиться допресурсы на приобретение ПО, интеграцию с учетными системами, аудит и настройку процессов, техподготовку и обучение сотрудников. «Для приблизительной оценки затрат можно использовать калькулятор эффективности внедрения ЭДО на сайте ФНС», — советует она. 

Вместе с тем, внедрение ЭТрН в долгосрочной перспективе должно привести к снижению расходов логистических компаний и, потенциально, — к уменьшению стоимости логистических услуг для заказчиков, продолжает Давыдова. «Это станет возможным благодаря экономии на документообороте, сокращению простоев, уменьшению ошибок и повышению прозрачности процессов, — поясняет она. — В первую очередь, снизятся прямые издержки: не нужно будет тратить деньги на бумагу, печать, курьерскую доставку и почтовые отправления, а также на хранение и обработку бумажных архивов. Вместе с тем существенно сократятся трудозатраты на оформление, передачу и поиск документов — часть работы будет делать система автоматически».

Также ускорится обработка данных и работа с грузами: информация по ЭТрН становится сразу доступна всем участникам после подписания, благодаря чему проще контролировать перемещение груза, оперативно менять адрес доставки и фиксировать проблемы при приемке. Это уменьшает простои транспорта на погрузке, разгрузке и контрольных пунктах, а значит — снижает затраты на время простоя. «Кроме того, использование квалифицированных электронных подписей снижает риск подделок и потери документов, а автоматические проверки и электронные шаблоны уменьшают количество ошибок, из-за которых раньше приходилось переделывать документы, задерживать отгрузку или нести штрафы, — рассказывает Давыдова. — Повышение безопасности перевозок и контроль статуса участников через цифровые реестры дополнительно снижает риск мошенничества и спорных ситуаций». Создание единой цифровой среды, в которой можно анализировать данные, планировать маршруты, погрузку транспорта и графики поставок, также помогает оптимизировать логистические процессы и снижать издержки, добавляет она. 

В долгосрочной перспективе интеграция ЭТрН с учетными системами компаний, налоговыми и контролирующими органами позволит автоматизировать отчетность, минимизировать ошибки и снизить операционные риски, считают в Smartseeds. Это формирует основу для дальнейшей цифровизации — использования аналитики, прогнозирования, оптимизации маршрутов и загрузки транспорта.

«Отдельно стоит отметить, что переход на электронный документооборот создает равные условия для всех участников рынка. Для крупных агрохолдингов — это возможность масштабировать эффективность, для средних и малых перевозчиков — получить удобные и доступные инструменты, которые упрощают взаимодействие с контрагентами и снижают порог входа в прозрачную логистику, — комментируют в компании. — Кроме того, уже видно, что электронные транспортные документы позволяют сократить время на оформление, обработку и сверку документов, снижают административную нагрузку на всех участников цепочки, ускоряют взаиморасчеты. Высвобождаются ресурсы, которые могут быть направлены на основные бизнес-задачи».

Цифровизация способствует легализации рынка и повышению прозрачности, подтверждает Андрей Недужко. «В случае грамотного внедрения электронных накладных, рабочий процесс будет занимать меньше времени, чем при использовании бумажных аналогов, что в перспективе позволит быстрее проводить отгрузки, ускорить финансовые операции и минимизировать ошибки в документах», — говорит он. 

Для государства основная цель — это повышение прозрачности процессов и снижение количества «серых» схем. Для бизнеса — сокращение времени и стоимости перевозки грузов, рассуждает Степан Терехин. «Сегодня прямая экономия от перехода на ЭТрН остается незначительной из-за низкой доли пользователей, но как только более 50% участников перейдут на электронный обмен документами, появятся реальные выгоды и удобство для бизнеса, — уверен он. — В целом, меньше бумаги — меньше ручной обработки данных, освободятся ресурсы сотрудников, ранее занятых бумажной бюрократией, для выполнения других задач. Это значит — снижение затрат и повышение производительности. Если углубляться уже в разрез конкретных документов, то для ЭТрН мгновенное подписание транспортной накладной всеми участниками перевозки позволяет для перевозчиков сократить время, в течение которого они получают оплату, на срок от трех до 20 дней, а иногда и больше». 

При переходе на электронный путевой лист (ЭПЛ) самая значимая выгода — сокращение подготовки к рейсу, продолжает он. В среднем, подготовка водителя к рейсу занимает от часа до 30 минут, но после перехода на ЭПЛ это время может сократиться до 15 минут, что дает сотрудникам возможность начинать смену отдохнувшими и быстрее выходить на линию, заключает Терехин.

Больше новостей АПК — в нашем Телеграм-канале и ВК. Подписывайтесь!